CIBERSEGURIDAD, BIGDATA Y DIGITALIZACIÓN

Archivos perdidos: un riesgo latente

05/03/2024

CATEGORíA: General MARCA: Moondesk

Los errores en las tareas de empaquetado y etiquetado, en sectores cruciales como el de Alimentos, Bebidas y Medicamentos, pueden tener consecuencias significativas en la reputación de las marcas, el medio ambiente y la rentabilidad de las empresas.


La pérdida de archivos editables es uno de los problemas más comunes. Lo que podría pensarse como un hecho insignificante tal como el aleteo de una mariposa, pero puede resultar catastrófico, dejando a la compañía sin vender, impactando en la eficiencia operativa, la sostenibilidad y la reputación de la marca.

 

 

“Con base en nuestra experiencia y en los datos relevados de nuestros clientes, un bajo porcentaje de empresas tienen los procesos de packaging claramente documentados, lo que provoca una alta tasa de errores”, señala Gonzalo Yáñez, CEO de MoonDesk.

 

Entre los principales riesgos:

  • Impacto Económico: La pérdida de artes puede provocar la retirada de productos del mercado, afectando directamente en la confianza del consumidor. Estudios en la industria de Alimentos señalan que tras un retiro, el 21% de los consumidores no volverá a comprar nada de esa empresa.
  • Impacto Social: La falta de organización y control sobre los archivos contribuye a la sobrecarga de trabajo, generando ineficiencias y estrés en los equipos. Perder archivos de diseño afecta la salud de los equipos de trabajo.
  • Impacto Ambiental: El gasto de tiempo en la búsqueda de archivos y de energía consumida en los procesos manuales asociados afectan las políticas de sostenibilidad y el compromiso con el medio ambiente.

 

Es imperativo que las empresas implementen procesos robustos de control de calidad y precisión en el etiquetado y packaging, evaluando el valor de los archivos y cómo afectan el negocio. Además, deben establecer políticas de recuperación de artes ante desastres como hackeo de servidores, robo de equipamiento o incendio, entre otros.

 

Organización 3 - Caos 2: el secreto del éxito

  • Organización, la base de todo: Las empresas deben tomarse el tiempo para reflexionar sobre sus procesos de diseño de etiquetas y packaging antes de lanzarse a la automatización. Involucrar a todos los colaboradores en cada etapa del proceso de diseño es clave para garantizar una gestión exitosa de los documentos.
  • Biblioteca central: Consensuar un método de resguardo de los archivos en un único reservorio, donde todos puedan acceder, evitará pérdidas de tiempo en búsquedas manuales y reducirá la huella de carbono gracias al ahorro de energía.
  • Seguridad: La protección de la información sensible mediante políticas de seguridad y control de acceso basado en roles reduce el riesgo de exposición a personas no autorizadas. Si perdemos los archivos, se puede frenar la operación.
  • Colaboración en línea: Un sistema de etiquetas, categorías, subcategorías y metadatos, facilitará la organización, localización y recuperación instantánea de los artes, mejorando la eficacia del proceso.
  • Mejora continua: Una gestión adecuada de los artes mediante soluciones digitales ahorra tiempo y dinero al reducir los procesos manuales y las tareas repetitivas. Lo más importante, disminuye la carga de trabajo de los colaboradores, impactando en su bienestar.

 

Transformación digital y cambio cultural

Enfrentar desafíos como la pérdida de archivos, su impacto en la sostenibilidad o mejorar la experiencia laboral de los equipos de trabajo requiere una transformación digital adecuada. La combinación de soluciones tecnológicas y un cambio de mentalidad (poner en pausa a la organización y preguntarse dónde está y a dónde quiere llegar, teniendo en cuenta la opinión de todos los colaboradores) es esencial para garantizar una transición exitosa.

 

La adopción de plataformas que ofrecen repositorios centralizados en la nube, seguridad, eficiencia operativa y comunicación fluida entre los equipos, fortalece la posición competitiva de las organizaciones en un mercado que demanda constante evolución.

 

 

El éxito reside en varios aspectos clave

  • Mejora la Eficiencia: Los miembros de equipos de distintas áreas pueden revisar un mismo archivo en simultáneo, lo que acelera el proceso de revisión.
  • Seguridad y Control: MoonDesk asegura la integridad de los archivos y registra todas las revisiones realizadas, proporcionando un mayor control sobre el proceso colaborativo.
  • Trazabilidad y Datos: La trazabilidad de las revisiones y los datos generados permiten un análisis profundo de los tiempos y conocer el porqué de las iteraciones para poder aplicar la mejora continua.

 

Información facilitada por Moondesk

 




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