En la actualidad, la gestión de documentos es esencial para el funcionamiento eficiente de cualquier empresa. Ante esta situación nace la denominada “nube”. 

Existen numerosos sistemas de gestión de documentación en la nube que ofrecen una variedad de características y funcionalidades adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa.

 

Entre los más populares, destacan: 

 

• Google Drive: conocido por su alto nivel de integración con otras aplicaciones de Google, como Gmail y Google Docs. Permite almacenar documentos, hojas de cálculo, presentaciones, entre otros, facilitando así la colaboración en tiempo real entre múltiples usuarios.
• Dropbox: ofrece una interfaz intuitiva y una fácil sincronización de archivos. Permite compartir archivos con clientes y proveedores, así como acceder a ellos desde diferentes dispositivos. Además, ofrece características avanzadas como la recuperación de archivos eliminados y el historial de versiones.
• OneDrive: es el sistema de gestión de documentos en la nube de Microsoft. Además de permitir almacenar y compartir archivos, también ofrece una integración sólida con las aplicaciones de Microsoft Office. Esta funcionalidad facilita la edición de documentos de forma colaborativa y el acceso a ellos desde cualquier lugar.
• Box: destaca por su enfoque en la seguridad y la privacidad de los datos. Ofrece funciones avanzadas de administración de permisos y control de acceso, resultando especialmente útil e interesante para empresas que manejan información sensible.

 

Elegir el sistema de gestión más adecuado

 

Para ello, es importante que tengas en cuenta los siguientes factores:

 

• Necesidades específicas: evalúa qué tipo de documentos necesitas almacenar (su peso o formatos, por ejemplo) y qué funcionalidades son imprescindibles para tu empresa. 
• Escalabilidad: elige un sistema que pueda adaptarse y crecer junto con tus necesidades empresariales.
• Seguridad: asegúrate de que el sistema que elijas tenga medidas sólidas de seguridad y protección de datos. La confidencialidad de la información es fundamental, en especial si manejas datos sensibles de tus clientes.
• Integración: considera la integración con otras herramientas y aplicaciones que utilizas en tu empresa. De esta manera, mejorarás la eficiencia y la productividad de tu pyme
• Coste: por último, evalúa el coste del sistema en relación con los recursos y el presupuesto de tu pyme.

 

Fuente: https://www.acelerapyme.es / red.es

 

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