Sólo en España se consumen al año más de 7 millones de toneladas de papel. La digitalización puede ser la gran aliada para reducir o eliminar el uso de papel en las operaciones diarias de los negocios

La palabra paperless procede de los términos en inglés “paper” -papel- y “less” -menos- y consiste en reducir o eliminar el uso de papel en las operaciones diarias que realizas en tu negocio. En otras palabras, significa trasladar toda la información que contienes en documentos físicos a archivos o herramientas digitales para reducir el uso del papel en tu día a día.

 

 

Beneficios de esta práctica

 

• Conservar los recursos naturales fomentando la sostenibilidad y reduciendo el impacto medioambiental que supone el papel. Adoptar la filosofía paperless, además, reduce la cantidad de residuos que generan los negocios.
• Gestionar y ordenar de manera rápida y eficiente tu negocio gracias a la facilidad que ofrecen los documentos digitales frente a los físicos.
• Reducir costes y tiempo a la hora de imprimir documentos y almacenarlos.
• Facilitar el acceso a los documentos para cualquier persona, en cualquier momento, y en cualquier lugar.
• Promover mayor protección de tus documentos gracias a la posibilidad de establecer medidas de seguridad como las contraseñas o los cifrados de archivos.
• Dar valor a tu marca vinculando tu actividad con prácticas beneficiosas para toda la sociedad y todos los entornos.

 

¿Cómo implementar la filosofía paperless en tu pyme?

Reducir el uso de papel es una práctica que se está imponiendo y que, sin duda, es necesaria para reducir nuestro impacto y para promover procesos más eficientes. Pero, si necesitas orientación para saber por dónde empezar, no te pierdas la guía que hemos preparado:

 

1. Analiza tu negocio para conocer en qué áreas es más urgente y fácil eliminar el uso del papel. Esto te permitirá identificar los primeros cambios que debes aplicar.
2. Establece objetivos para detectar qué quieres conseguir reduciendo el uso de papel en tu pyme. Puedes combinar varios, como, entre otros, tu compromiso con la sostenibilidad, la reducción de costes económicos para tu negocio o mejorar la administración de tus documentos.
3. Elige las herramientas necesarias para realizar el cambio. Este paso depende de las necesidades de tu negocio y de los objetivos que hayas marcado. Puedes utilizar programas o dispositivos como los que te hemos enseñado anteriormente que te ayudan a guardar y organizar datos de valor sobre clientes, trabajadores o proveedores; utiliza una nueva forma de almacenar de manera segura tus documentos y permite que accedan a ellos, a través de internet, las personas que tú quieras.
4. Forma a tus empleados para que aprendan a utilizar estas herramientas digitales y cómo van a sustituir al sistema anterior de trabajo. En este paso, es importante concienciarles del impacto positivo de la filosofía paperless no sólo a nivel operativo, sino también como compromiso con el medio ambiente.
5. Digitaliza tus documentos y comienza el nuevo proceso en tu negocio. Este paso puede alargarse en el tiempo y necesita realizarse de manera progresiva y organizada. No tengas prisa y ten en cuenta que, además, debes establecer sistemas de ciberseguridad para proteger tus documentos.
6. Realiza un seguimiento regular de cómo se desarrolla el proceso para detectar en qué te ha ayudado esta nueva estrategia y qué aspectos necesitan mejorar.

 

Fuente: https://www.acelerapyme.es / red.es

 

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